Vigilancia judicial en Colombia
Que es, que fuentes cubre, como se automatiza y cuanto cuesta. Una guia escrita para quien tiene procesos que vigilar hoy, no para quien estudia el tema.
Actualizado el · Escrito por el equipo de LegalSignal
¿Qué es la vigilancia judicial?
La vigilancia judicial es la revision periodica de los procesos en los que una persona o empresa es parte, para detectar actuaciones nuevas antes de que venzan los terminos. En Colombia no existe un canal unico que avise: cada jurisdiccion publica en su propio portal, con su propio formato y su propio horario. La vigilancia consiste en entrar a cada uno, buscar cada proceso y comparar contra lo que ya se sabia.
Hecho a mano, una cartera de 100 procesos consume entre 30 minutos y 2 horas diarias. Automatizado, el tiempo se va a cero y lo unico que queda es leer las novedades cuando llegan.
¿Por qué se pierden los términos?
No suele ser por descuido. Se pierden porque la senal aparece en un portal que ese dia nadie abrio, y el termino empieza a correr sin que nadie lo sepa. Estas son las senales que importan:
- Auto sin notificar
- El despacho ya profirio la providencia pero aun no corre el termino. Es el momento de mayor ventaja: te enteras antes de que empiece el reloj.
- Estado electronico
- La publicacion diaria del despacho. Si no la revisas el mismo dia, el termino corre igual.
- Ingreso al despacho
- El expediente cambia de manos. Suele anteceder a una decision.
- Fijacion de audiencia
- La fecha queda en firme y a partir de ahi todo es agenda.
¿Qué fuentes hay que vigilar?
Vigilar solo la jurisdiccion ordinaria deja fuera buena parte del riesgo. Una cartera corporativa toca por lo menos estas seis:
Jurisdiccion ordinaria
Procesos civiles, laborales, de familia y penales. Es la fuente con mas volumen y la que casi todos revisan a mano.
Jurisdiccion constitucional
Tutelas y sentencias de constitucionalidad, con sus expedientes y etapas.
Jurisdiccion contencioso-administrativa
Procesos contra entidades del Estado.
Supervision societaria
Insolvencia empresarial y procesos mercantiles, incluidos traslados.
Supervision financiera
Actuaciones ante el supervisor del sector financiero.
Registros mercantiles
Matriculas, tramites y datos societarios en las principales camaras del pais.
LegalSignal integra ocho fuentes oficiales, incluidas las seis anteriores. Puedes ver el detalle en la seccion de cobertura.
¿Cómo funciona el ciclo de vigilancia?
Cualquier vigilancia — manual o automatizada — repite estos cuatro pasos. La diferencia esta en quien los ejecuta y cada cuanto.
¿Que preguntar antes de contratar una herramienta?
Casi todas leen el mismo portal y avisan lo mismo. Las diferencias aparecen en los bordes, y son justo las que no se ven en una demo. Estas tres preguntas separan a unas de otras:
-
¿Me traen el documento o solo el aviso?
Saber que hubo una actuacion no alcanza: hay que leerla. Si la herramienta no descarga el auto o la sentencia, el trabajo manual vuelve igual, solo que mas tarde.
-
¿Vigilan los traslados?
Se publican aparte del expediente. Y muchos vienen consolidados: un solo documento con decenas de deudores, donde el tuyo aparece adentro. Para encontrarlo hay que abrir el PDF y leerlo, no basta con su titulo.
-
¿Que pasa si el despacho no reporta al sistema nacional?
Hay juzgados en Colombia cuyos procesos no aparecen en la consulta nacional unificada. Existen, avanzan y vencen terminos, pero son invisibles para cualquier herramienta que solo consulte esa API. La unica forma de seguirlos es por las publicaciones del propio despacho.
LegalSignal hace las tres cosas. No somos los unicos —hay herramientas serias en el mercado— pero no todas las hacen, y conviene preguntarlo antes de firmar. Ver la comparacion.
¿Manual, tercerizada o automatizada?
| Manual | Tercerizada | Automatizada | |
|---|---|---|---|
| Costo | Horas del equipo | Tarifa por proceso | Suscripcion fija |
| Cobertura | La que alcance el dia | La contratada | Todas las fuentes |
| Trazabilidad | Depende de quien revise | Informe periodico | Historial completo |
| Documentos | Se bajan a mano | Segun el contrato | Descarga automatica |
| Escala | Se rompe al crecer | Costo lineal | Costo por plan |
¿Cuánto cuesta la vigilancia judicial?
Es la pregunta mas frecuente y la mas dificil de responder, porque la mayoria de plataformas del mercado no publica sus tarifas: hay que agendar una demo para saber el precio. Los modelos habituales son tres: cobro por proceso vigilado, cobro por usuario, o suscripcion por volumen.
Nosotros publicamos la tarifa. Hay un plan gratuito permanente para un proceso, y los planes pagos van por volumen de procesos y usuarios, sin cobro por notificacion ni permanencia minima. Llevado a la unidad en la que se suele comparar, va desde $2.000 por proceso vigilado al mes. Ver los tres planes y sus precios.
¿Cómo empezar?
- Reune los radicados de los procesos que quieres vigilar.
- Cargalos uno a uno o en bloque desde un archivo de Excel.
- Define quien del equipo recibe las alertas de cada caso.
- A partir de ahi solo lees los correos cuando algo se mueve.